Küçük bir muayenehane için dijital dönüşüm, büyük bir klinikten daha kolaydır — çünkü veri hacmi az, süreç basit. Ama doğru sırayla yapılmazsa 2 ay boyunca hem kağıda hem ekrana bakarak iki kat yorulabilirsiniz. Bu rehberde güvenli bir 30 günlük plan paylaşıyoruz.
Neden dijital dönüşüm?
Hasta bulma süresi 3 dakikadan 3 saniyeye iner
Randevu çakışmaları minimize edilir
KVKK uyumu otomatikleşir
Finans ve stok takibi gerçek zamanlı olur
Hastaya profesyonel bir deneyim sunulur (SMS hatırlatma, dijital tedavi planı)
Yıllık arşiv kağıt ve yer maliyeti sıfırlanır
Gün 0: Hazırlık (1 hafta)
Donanım kontrolü
Her ünitte bir bilgisayar (tablet de olabilir ama çoklu kullanıcı için masaüstü daha iyi)
Resepsiyonda ikinci bilgisayar
Güvenilir internet (bulut yedek için)
Yedek disk (dış HDD veya NAS)
Varsa intraoral kamera, panoramik röntgen uyumluluğu
Yazılım seçimi
Yazılımı önceden seçin ve 1 hafta boyunca test verileriyle deneyin. Şu kriterleri test edin:
Tek hastayı kaydetmek kaç saniye sürüyor?
Randevu açmak için kaç tıklama gerekiyor?
Odontogram doldurmak sezgisel mi?
Raporlar gerçekten işe yarıyor mu?
Destek kanalı çalışıyor mu? (bir soru sorup cevap süresini ölçün)
Ekip hazırlığı
En küçük ekiplerde bile bir kişi "dijital sorumlusu" olarak atanmalıdır. Bu kişi:
Yazılımı en iyi bilen olur
Sorunları tek noktadan destekten çözer
Diğer ekip üyelerini eğitir
Yedekleme ve şifre yönetiminden sorumludur
Gün 1–7: Paralel çalışma başlasın
İlk hafta sadece yeni hastaları yazılıma kaydedin. Eski hasta dosyaları hâlâ kağıt olarak kullanılır. Bu yaklaşımın avantajı:
Günlük iş akışı bozulmaz
Ekip yazılımı yavaş yavaş öğrenir
Hata yapsanız bile sadece yeni veri etkilenir
Her gün günün sonunda 5 dakika: "Ne iyi çalıştı? Ne sinir bozucuydu?" sorularını cevaplayın. Notları yazılım desteğiyle paylaşın.
Gün 8–21: Eski hasta verisi aktarımı
Eski kağıt dosyaları dijitale taşımak en çok çaba isteyen kısımdır. Stratejiniz:
Strateji 1: Sadece aktif hastalar
Son 2 yılda gelmiş hastalar öncelik. 5 yıl önce gelmiş ve bir daha görmediğin hastalar kağıt arşivde kalabilir.
Strateji 2: Hasta geldiğinde aktarım
Eski bir hasta randevuya geldiğinde asistan 5 dakika önceden kağıt dosyadan temel bilgileri yazılıma girer. 6 ay sonra aktif hastalarınızın %80'i dijitalde olur.
Strateji 3: Hafta sonları toplu giriş
Cumartesi sabahları 3 saat bir asistan veya stajyer ile 50–100 dosyayı batch olarak aktarabilirsiniz. Maliyeti: ~2 hafta sonu × 3 saat × 200 TL/saat = ~1.200 TL. 6 ay içinde geri döner.
Gün 22–30: Süreç optimizasyonu
İlk 3 hafta yazılımı sadece kullandınız. Son hafta kliniğinize özel süreçleri kuralım:
SMS hatırlatma şablonları
Tedavi paketi fiyat listeleri
Randevu tipleri (kontrol, tedavi, acil)
Asistan/hekim yetki ayarları
Günlük/haftalık rapor şablonları
Yedekleme otomasyonu
Yaygın hatalar
Hepsini bir günde yapmaya çalışmak — panik ve hata kaynağı
Eski kağıt arşivi hemen atmak — en az 6 ay paralel tutun
Yedek almamak — ilk ay en az günlük yedek şart
Tek bir kişiye bağımlı kalmak — dijital sorumlusu hastalanırsa klinik durur
Test verisi bırakmak — demo hastaları canlıya geçmeden silin
30. günden sonra: Sürdürülebilirlik
Haftalık 10 dakika: Yazılımın bildirim/uyarılarını gözden geçir
Aylık 1 saat: Raporları analiz et — en çok gelen tedaviler, gelir kaynakları
3 ayda bir: Yedek geri yükleme testi (gerçekten çalışıyor mu?)
Yıllık: KVKK dokümantasyonu güncelleme
Dijital dönüşüm bir proje değil, bir alışkanlık değişimidir. 30 gün sonra eski sisteme dönmek istemeyeceksiniz.
Diş Hekimi Pro, küçük muayenehaneler için 3 dakikada kurulur. Eski sisteminizden gelen verileri CSV ile içe aktarabilir, ilk haftada rahatça üretken hale gelebilirsiniz. Tamamen ücretsiz olduğu için geçişin riski de minimumdur.
